Es la primera vez que estás utilizando herramientas de colaboración y comunicación para trabajar remotamente? Aquí te presentamos 5 tips que te ayudarán a acelerar el proceso de aprendizaje y uso de estas herramientas de tecnología y puedas enfocarte en tus actividades y productividad.

1. Aprende inicialmente solo lo básico de la herramienta

• Link de ingreso, usuario, password

• Silenciar Micrófono, Activar micrófono

• Activar y Desactivar Video

• Añadir personas

• Activar y Desactivar Compartir Pantalla

• Chat individuales y chats al grupo

2. Selecciona la herramienta y funcionalidad adecuada de acuerdo a la actividad.

• Utiliza llamadas directas o whatsapp para conversación entre dos o tres personas sobretodo si ya has interactuado con ellas anteriormente y no requieres compartir pantalla

• Utiliza Videollamadas para personas con las que no has interactuado anteriormente o para reuniones donde se quiera lograr mayor interactividad.

• Considera que el uso de video demanda grandes recursos del ancho de banda del internet y por lo tanto puede desmejorar la calidad de la llamada. Una alternativa puede ser iniciar con video para crear familiaridad y cohesión en el grupo y luego desactivar video para enfocarse en el contenido de la reunión.

• Si cuentas con herramientas de colaboración como Teams tienes más alternativas de conectividad y funcionalidades a disposición.

• Si es la primera vez que trabajas remoto, evita utilizar audio de voz para comunicarte. Además de ser asincrónimo, limita la interactividad y hace el proceso de comunicación más largo y pueden originarse serias limitantes de interpretación.

• Utiliza Email para formalizar acciones y aprobaciones

3. Cada día separa tiempo para aprender alguna funcionalidad nueva de tus herramientas que te pueda facilitar el trabajo

• Recuerdas cuando estabas aprendiendo a utilizar excel y se te hacían más fácil utilizar las funcionalidades que aplicaban a tu día a día? Lo mismo sucede con toda herramienta tecnológica. Se hace más fácil cuando encuentras el uso frecuente y adecuado que te facilite las actividades.

• Algunas herramientas como Teams tienen tantas funcionalidades que el querer aprenderlas todas te limita en vez de facilitarte el trabajo. Aprendelas a medida que las vas necesitando.

4. Familiarízate y aplica las Normas Básicas de Comunicación Virtual

• Adhiérase a los mismos estándares de comportamiento en línea que usted sigue en la vida real.

• Escribir todo en mayúsculas se considera como gritar y además, dificulta la lectura.

• Respete el tiempo y el ancho de banda de otras personas.

• Considere que para que tenga una buena comunicación vía virtual deberá hablar un poco más despacio y más modulado para evitar distorsiones e interrupciones no intencionales

• Ayude a mantener los debates en un ambiente sano y educativo. Utilice las técnicas de reforzamiento de entendimiento en el proceso de comunicación mediante el parafraseo, preguntas, etc.

• Respete la privacidad de terceras personas.

• Maneje chats individuales solo cuando sea necesario

• Tenga siempre en mente que al otro lado de su pantalla hay un ser humano real, con sus propias ideas y sentimientos.

• Mantenga sus comunicaciones breves

• No envíe a la lista anexos (attachments) largos (como archivos gráficos). De así hacerlo, se corre el riesgo de que los mismos no lleguen a su destino

• Al contestar algún mensaje importante, deje la trazabilidad de los mensajes anteriores para que se sepa a que se esta refiriendo usted.

• Utilice el “Asunto” (“Subject Line”) correctamente, cambiándolo cuando esté contestando algún mensaje cuyo tema ya no es el original.

• Conozca y utilice las caritas de expresión (emoticons o stickers) para ayudar a transmitir algunos sentimientos, particularmente si está utilizando humor o sarcasmo.

• Nunca responda inmediatamente cuando esté enojado o molesto.

• Respete las leyes sobre Derechos Reservados.

• Sea cuidadoso con información personal o privada. No publique a la lista datos de terceros (ej. dirección o número de teléfono).

5. Utiliza eficientemente el tiempo de tu Soporte Técnico o Soporte de IT.

• Considere que su Soporte Técnico o Soporte de IT estará atendiendo a todos los usuarios de su organización. Utilice su tiempo solo para casos donde usted ya ha intentado dar una solución con sus conocimientos, buscó en Google o You Tube un problema relacionado, o consultó con un miembro de su equipo si ha tenido la misma dificultad y cómo la resolvió.

• El caso más usual donde requiere el apoyo de su Soporte de IT será el del acceso a algún servidor de su compañía porque es conocimiento muy particular

Por último, mire esta situación desde el punto de vista de un reto para desarrollar nuevas habilidades y competencias que van más allá de lo tecnológico. Esta es una oportunidad para desarrollar la adaptabilidad, resiliencia, solución de problemas, pensamiento crítico, comunicación asertiva, trabajo en equipo, entre otros.

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